Millaista on esihenkilön antama laadukas palaute?

Suomalaisissa työyhteisöissä annetaan edelleen liian vähän palautetta. Etenkin positiivinen palaute vie sekä yksilöä että työyhteisöä eteenpäin ja auttaa selviytymään haastavista tilanteista. LAB-ammattikorkeakoulun asiantuntijoiden Jaana Valtosen ja Johanna Saarteisen mukaan onnistumisista vaietaan yllättävän usein.

"Arjen kiire ja monipaikkainen työ häivyttävät helposti hetket, joissa hyvää voisi sanoa ääneen. Siksi esihenkilön on tärkeää olla herkillä korvilla ja huomata myös pienet hyvät teot. Niillä on valtava voima, ja kun ne tuodaan näkyviin, rakentavan palautteen tarve usein jopa vähenee”, Saarteinen kertoo. 

Palautekirjoon ei kuulu vain esihenkilöltä työntekijöille tuleva palaute, vaan myös kollegojen kesken annettu palaute arjen työtilanteissa. Työyhteisöissä palaute jätetään usein antamatta, koska palautteenanto koetaan vaikeaksi ja joissain tapauksissa jopa pelottavaksi. 

”Palautteen antaminen on henkilösidonnaista, ja meille suomalaisille voi olla vaikeaa sekä antaa että vastaanottaa kehuja, mutta kehua ei silti kannattasi jättää sanomatta. Arjen keskellä kollegalta kollegalle annettu palaute on usein kaikkein luontevinta ja vaikuttavinta”, Valtonen sanoo.

Virheinä ajoitus, epäselvyys, kohdistaminen ja vuorovaikutuksen puute

Palautteenannon yleisimmät virheet ovat epäselvyys, viive ja se, ettei palaute ole kohdistu oikealle henkilölle. Palaute kannattaa antaa heti tilanteen jälkeen, sillä myöhemmin sen vaikutus voi heikentyä. Lisäksi työntekijälle tulee antaa mahdollisuus reagoida ja kertoa oma näkemyksensä palautteenannon yhteydessä. 

”Rakentavaa palautetta antaessa esihenkilön kannattaa miettiä etukäteen, miten palaute sanoitetaan, sillä ilman valmistautumista tilanne harvoin etenee sujuvasti. Yleinen sudenkuoppa on antaa palaute kollektiivisesti koko ryhmälle, vaikka asia koskisi vain yhtä tai muutamaa henkilöä. Tällöin palautteenannon tavoite ei toteudu ja se luo turhaa epävarmuutta”, Valtonen toteaa. 

Ei enää hampurilaismallia

Monet tietävät hampurilaismallina tunnetun palautteenantomenetelmän, jossa palaute rakentuu kolmeen kerrokseen: aluksi annetaan positiivinen huomio, keskellä esitetään varsinainen rakentava palaute, ja lopuksi palaute päätetään kannustavaan myönteiseen viestiin.

”Ihmisluonto on taipuvainen tarttumaan herkästi negatiiviseen palautteeseen, eli hampurilaisen pihviin, jolloin kaikki muu positiivinen palaute ympäriltä unohtuu. Toisaalta riskinä on verhota aidosti rakentava palaute positiiviseen palautteeseen, jolle ei välttämättä ole aina edes aihetta. Siksi hampurilaispalaute on syytä haudata”, Saarteinen sanoo. 

Joskus palautteen saaja voi mennä lukkoon, kieltää kaiken tai poistua tilanteesta. Tällöin vastaanottajan voimakkaan tunnereaktion taustalla voi olla henkilökohtaisia tekijöitä, joista palautteen antaja ei ole voinut tietää. Tärkeintä on, ettei palautteen antamista lopeteta kokonaan. 

”Yksi viisas oppi aiemmasta esihenkilökokemuksestani on, että asiaan voi aina palata myöhemmin. Kun tunteet ovat rauhoittuneet, palautteen voi ottaa uudelleen puheeksi ja valmistautua keskusteluun etukäteen”, Saarteinen kertoo.